PURWOKERTO – Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan di lingkungan Perguruan Tinggi akan menghasilkan arsip, sehingga jumlah arsip akan terus bertambah seiring berjalannya waktu yang menyebabkan ruang penyimpanan arsip semakin penuh.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip melalui pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Langkah bertujuan untuk menjaga efisiensi ruang penyimpanan (depot arsip), efektivitas pencarian dokumen, serta kepastian hukum dalam tata kelola kearsipan.
Dalam kesempatan ini, Kantor Pusat Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) melalui Unit Kepegawaian dan Bagian Rumah Tangga melaksanakan kegiatan penyusutan arsip. Pada proses ini, Arsip Unsoed menjalankan perannya sebagai Unit Kearsipan 2 (UK 2) yang mengelola, membina, dan memfasilitasi penataan kearsipan di lingkungan Rektorat serta unit-unit kerja Kantor pusat Unsoed.
Puncak dari kegiatan penyusutan arsip tersebut adalah dilaksanakannya Seremonial Pemusnahan Arsip dan Penyerahan Arsip Statis yang diselenggarakan pada Kamis, 10 September 2026, bertempat di Ruang Rapat Rektorat Lantai 3 Gedung Rektorat Unsoed. Acara ini secara resmi dibuka oleh Kepala Biro Keuangan dan Umum Unsoed, Ibu Nur Faiqoh, S.E., M.M.
Berdasarkan hasil penilaian yang telah dilaksanakan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Unsoed, arsip yang dinyatakan telah habis masa retensinya serta tidak lagi memiliki nilai guna diputuskan untuk dimusnahkan. Total arsip yang dimusnahkan mencapai 751 berkas, dengan rincian:
- Unit Kepegawaian: 554 berkas
- Bagian Rumah Tangga: 197 berkas
Selain pemusnahan, sebanyak 368 berkas arsip statis yang dinyatakan permanen dan memiliki nilai guna kesejarahan diserahkan kepada Arsip Unsoed untuk dikelola baik fisik maupun informasinya. Rincian penyerahan arsip statis tersebut meliputi:
- Unit Kepegawaian: 209 berkas
- Bagian Rumah Tangga: 159 berkas
Kegiatan seremonial ini dihadiri oleh jajaran pimpinan dan tim kerja terkait di lingkungan Kantor Pusat Unsoed, antara lain Kepala Bagian Umum, Satuan Pengawasan Internal (SPI) yang bertindak sebagai saksi, Ketua Tim Kerja Bidang Tenaga Pendidik, Ketua Tim Kerja Bidang Tenaga Kependidikan, Ketua Tim Kerja Bidang Rumah Tangga, Ketua Tim Kerja Bidang Hukum dan Tata Laksana, Ketua Tim Kerja Kearsipan, serta Tim Panitia Pemusnahan Arsip Unsoed.
Rangkaian acara diakhiri dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip dan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis oleh para pihak terkait, dilanjutkan dengan prosesi pemusnahan fisik arsip serta penyerahan arsip statis secara simbolis.
Laskar Arsip Soedirman… Maju terus pantang menyerah…!!