
Sejarah Singkat
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Jenderal Soedirman terbentuk pada tahun 2014 melalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jenderal Soedirman. Hal tersebut juga merupakan amanat dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 27 ayat (2) yang menyebutkan bahwa perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Kegiatan pengelolaan arsip di Universitas Jenderal Soedirman diawali dengan adanya 2 SDM fungsional arsiparis yang merupakan pindahan dari instansi lain. Dalam perkembangannya terjadi penambahan arsiparis yang berasal dari impassing maupun melalui pengadaan formasi Arsiparis. Sampai dengan saat ini arsiparis di Universitas Jenderal Soedirman berjumlah 25 orang dengan adanya penambahan arsiparis dari penyetaraan jabatan administrasi ke jabatan fungsional.
Unit Kearsipan pada Universitas Jenderal Soedirman diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Jenderal Soedirman Nomor 24 Tahun 2019 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Unit Kearsipan Universitas Jenderal Soedirman. Unit Pelaksana Teknis Kearsipan adalah unit pelaksana teknis di bidang pengelolaan arsip yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor dan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip. UPT Kearsipan dipimpin oleh Kepala UPT Kearsipan yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor.
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sangat mendukung kemudahan dalam pengelolaan arsip. Kearsipan Unsoed saat ini telah menerapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Electronic Achives (Ela). Sistem ini mengatur tentang pengelolaan arsip dinamis, dan sistem ini sudah terintegrasi ke seluruh unit kerja di lingkungan Unsoed. Saat ini Unsoed sedang mempersiapkan penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Baru (Office Automation). Sistem tersebut akan dapat berjalan dengan dukungan dan komitmen dari para pimpinan, sehingga pengelolaan arsip dapat dikelola dengan lebih baik. Dengan pengelolaan arsip yang baik maka akan dapat memberikan kecepatan pelayanan kepada publik sekaligus menjadikan Universitas Jenderal Soedirman menuju Good Governance.
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, Dan Teknologi Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2024 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Universitas Jenderal Soedirman maka dilakukan penyederhanaan birokrasi, dan penataan organisasi serta tata kerja Universitas Jenderal Soedirman. Dengan penyederhanaan tersebut UPT Kearsipan menjadi tidak berdiri sendiri, melainkan berada di bawah Biro Keuangan dan Umum sebagai pelaksana jabatan fungsional tertentu, dengan sebutan tim kerja bidang kearsipan yang dipimpin oleh ketua Tim kerja yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir dan mengadakan pembinaan kepada seluruh arsiparis yang ada di Universitas Jenderal Soedirman.
Untuk memudahkan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Tim Kerja Bidang Kearsipan membentuk 4 divisi, yaitu :
- Divisi Pengelolaan Arsip Dinamis
- Disvisi Pengelolaan Arsip Statis
- Divisi Pembinaan Kearsipan
- Divisi Pengelolaan Arsip Menjadi Informasi