ARSIP DINAMIS
Disebutkan dalam Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip yang meliputi :
- Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
- Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
- Arsip Vital adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
Tahapan daur hidup arsip :
1. Penciptaan
Suatu tahap dimana arsip diciptakan sebagai akibat dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi/perorangan. Arsip yang mengandung data ini dapat berupa surat/kertas bercetak, rekaman (audio visual) ataupun bentuk lain
2. Penggunaan
Arsip digunakan untuk berbagai keperluan: pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, dan perencanaan.
3. Pemeliharaan
- Pemeliharaan Arsip Aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif
- Pemberkasan Arsip Aktif, dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima
- Penyimpanan Arsip Aktif dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.
- Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order)
- Alih Media Arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang undangan
4. Penyusutan
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan :
- Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
- Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
- penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan
Sumber :
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip
Pedoman Pengelolaan arsip Dinamis Universitas Jenderal Soedirman, 2021