Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan arsip, sehingga jumlah arsip akan terus bertambah. Penambahan jumlah arsip tidak hanya berasal dari dokumen yang tercipta, tetapi juga dari dokumen yang diterima oleh unit kerja.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Unsoed yang sekarang berubah menjadi Unit Pengadaan Barang dan Jasa (UPBJ) merupakan salah satu unit kerja yang mempunyai arsip dalam jumlah sangat banyak, oleh karena itu akan dilakukan penyusutan arsip baik itu pemusnahan maupun penyerahan arsip statis. Sebelumnya telah dilakukan penilaian pada tanggal 18 – 19 September 2024 oleh Tim Penilai yang terdiri Kepala UPT Kearsipan selaku ketua, Kepala UPBJ sebagai unit pengolah arsip yang akan dmusnahkan dan Tim Penilai dari UPT Kearsipan.
Dari 2118 berkas arsip yang dinilai, semuanya merupakan arsip yang telah habis masa retensinya berdasarkan JRA Unsoed, dan kesepakatan dari Tim Penilai sebanyak 1634 berkas dinyatakan dapat dimusnahkan, 163 berkas masih dipertahankan karena arsip-arsip tersebut kemungkinan masih dibutuhkan atau digunakan.dan 321 berkas dinyatakan permanen serta mempunyai nilai kesejahteraan sehingga harus diserahkan ke UPT Kearsipan utnuk dikelola fisik maupun informasinya.
Puncak dari kegiatan penyusutan arsip ULP adalah dilaksanakannya seremonial pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis yang dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Dr. Kuat Puji Prayitno, S.H. M. Hum. dihadiri oleh Kepala Biro Umum dan Keuangan, Kepala UPBJ, dan Sub Koordinator Hukum dan Tata Laksana, Ketua Satuan Pengawas Internal sebagai saksi, para koordinator divisi UPT Kearsipan, Laskar Arsip Soedirman serta tamu undangan lainnya.
Laskar Arsip Soedirman….. Maju terus pantang menyerah… !!