Sebagai upaya pengembangan e-goverment, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) membangun Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan membentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN) sesuai amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Melalui website JIKN, instansi pemerintah pusat dan daerah, serta perguruan tinggi negeri sebagai simpul jaringan akan terhubung, sehingga informasi kearsipan dapat diakses oleh masyarakat secara mudah dimanapun berada. Selain itu SIKN dan JIKN menjadi payung implementasi e-records (arsip dinamis) dan e-archives (arsip statis) yang selama ini telah dikembangkan oleh ANRI sebagai model, serta sistem kearsipan lainnya yang dikembangkan sendiri oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
JIKN yang merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip dinamis dan statis secara nasional memiliki tujuan mewujudkan layanan arsip dinamis dan statis sebagai memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah. Untuk menyajikan transparansi dan akuntabilitas pemerintahan kepada publik.
Universitas Jenderal Soedirman sebagai perguruan tinggi, juga sudah bergabung menjadi simpul jaringan kearsipan nasional. Hal ini dilakukan karena UPT Kearsipan sebagai Unit Kearsipan ( I ) Universitas Jenderal Soedirman, sehingga wajib menyelenggarakan SIKN sebagai bagian dari simpul jaringan. Adapun tanggung jawab yang diemban oleh UPT Kearsipan adalah penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis; menyampaikan daftar arsip dinamis dan statis kepada pusat jaringan nasional; pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis, penyediaan akses dalam layanan informasi kearsipan, dan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan SIKN sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional. Oleh sebab itu, UPT Kearsipan menyelanggarakan Sosialisasi SIKN dan JIKN agar semua unit kerja di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman dapat menggunakan aplikasi SIKN secara optimal, efektif, dan efisien.
Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan sosialisasi adalah pada hari Kamis tanggal 20 Oktober 2022, pukul 08.30 sampai dengan 15.00 WIB, bertempat di Gedung IAB Lt. 5 Universitas Jenderal Soedirman. Pelaksana kegiatan Sosialisasi SIKN dan JIKN adalah UPT Kearsipan Universitas Jenderal Soedirman dengan peserta berjumlah 95 orang baik dari Unsoed maupun dari Perguruan Tinggi lain dan kantor arsip daerah di lingkungan Karsidenan Banyumas. Metode yang digunakan adalah Penyampaian materi oleh narasumber Deputi Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI Jakarta, yang dilanjutkan dengan diskusi dan Simulasi penggunaan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional oleh tim SIKN dan JIKN dari Arsip Nasional RI dengan menggunakan arsip statis dari Unsoed yang mempunyai nilai sejarah dan bisa diakses oleh public.
Penyampaian materi oleh narasumber yaitu Deputi Sistem Informasi Arsip Nasional RI yaitu tentang Fungsi JIKN menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 dan Tanggungjawab Simpul Jaringan sesuai dengan pasal 119 PP Nomor 28 Tahun 2012 sebagai penyedia akses layanan informasi secara nasional.
Manfaat Aplikasi Sistem Kearsipan
- Aplikasi berbasis cloud & disimpan di Pusat Data Nasional (arsip.go.id) sehingga instansi tidak perlu menyediakan infrastruktur sendiri dan tinggal menggunakan (Penghematan belanja TIK)
- Pembuatan, pengiriman, penerimaan, & tindak lanjut naskah dinas di internal dan antar-instansi dapat dilakukan sepenuhnya secara elektronik & online setiap saat (Proses kerja lebih cepat, Penghematan belanja ATK & ekspedisi)
- Bagi pemakai arsip lintas unit kerja, instansi, dan publik berlangsung lebih cepat, mudah,dan aman (Pemanfaatan data/arsip sebagai sumber informasi lebih masif, efektif, & efisien)
- Pengelolaanarsip dapat dilakukan secara lebih terintegrasi, efektif, efisien, dan mudah oleh unit kerja/instasi (Ketersediaan data/arsip lebih terjamin)
Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.